E-Rechnung

Als Un­ter­neh­mer:in musst du handeln

Im Rah­men der di­gi­ta­len Trans­for­ma­tion hat die Eu­ro­pä­i­sche Uni­on die Ein­füh­rung der E‑Rech­nung be­schlos­sen. Sie ist Teil der ViDA (= VAT in the Di­gi­tal Age)‑In­itia­ti­ve der EU‑Kom­mis­sion zur wirk­sa­me­ren Ein­däm­mung von Um­satz­steu­er­be­trug in den Mit­glied­staa­ten.

Kon­kret heißt das: Ab dem 01.01.2025 müs­sen alle Un­ter­neh­men E‑Rech­nun­gen emp­fan­gen und rechts­si­cher auf­be­wah­ren. Han­del am bes­ten jetzt.

E‑Rech­nung: Worum geht’s?

Die E‑Rech­nungs­pflicht be­trifft alle Un­ter­neh­men, die B2B‑Ge­schäf­te in Deutsch­land täti­gen. Ab dem 01.01.2025 muss die Fä­hig­keit be­stehen, alle Rech­nun­gen in ei­nem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat emp­fan­gen zu kön­nen.

Bis­her ak­zep­tier­te For­ma­te wie PDF oder Word‑Do­ku­men­te gel­ten ab 2025 nicht mehr als elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen und wer­den als „son­sti­ge Rech­nun­gen“ klas­si­fi­ziert. Als elek­tro­ni­sche Rech­nung zäh­len dann nur noch For­ma­te wie XRech­nung oder ZUG­FeRD.

Auch wenn du aus­schließ­lich mit Pri­vat­kun­din­nen und ‑kun­den ar­bei­test oder als Klein­un­ter­neh­mer:in tä­tig bist, soll­test du prü­fen, ob ab 2025 der Emp­fang von E‑Rech­nun­gen mög­lich ist. Lie­fe­ran­ten kön­nen ab die­sem Zeit­punkt E‑Rech­nun­gen ver­sen­den. Ziel ist es, Pro­zes­se zu op­ti­mie­ren, Feh­ler zu sen­ken und Um­satz­steu­er­be­trug zu be­käm­pfen.

Was be­deu­tet die Neu­re­ge­lung für dich?

Für den grund­sätz­li­chen Emp­fang ei­ner E‑Rech­nung reicht eine nor­ma­le E‑Mail‑Ad­res­se. Um sie vi­su­ell an­zu­zei­gen, brauchst du spe­zi­el­le Soft­wa­re. Zu­dem sind wei­te­re Schrit­te nö­tig, da­mit die Um­stel­lung si­cher klappt:

• Stell si­cher, dass dei­ne Rech­nungs­stel­lungs-Soft­wa­re die An­for­de­run­gen un­ter­stützt und For­ma­te wie ZUG­FeRD oder XRech­nung ver­wen­den kann.
• Schu­le dein Team zu den neu­en Vor­ga­ben, da­mit al­le hand­lungs­fä­hig sind.
• Sor­ge da­für, dass al­le re­le­van­ten Da­ten ma­schi­nen­les­bar vor­lie­gen, ins­be­son­de­re Kun­den- und Lie­fe­ran­ten-Stamm­da­ten.
• Do­ku­men­tie­re, wie du die elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen rechts­kon­form spei­cherst. Die Auf­be­wah­rung darf künf­tig nur elek­tro­nisch er­fol­gen; Aus­dru­cke sind nicht mehr ge­stat­tet.

Über­gangs­re­ge­lun­gen

Bis zum 31.12.2026 dür­fen Un­ter­neh­men un­ter be­stimm­ten Be­din­gun­gen wei­ter­hin Pa­pier­rech­nun­gen oder nicht kon­for­me elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen ver­wen­den. Klein­un­ter­neh­men mit ei­nem Jah­res­um­satz un­ter 800.000 Euro dür­fen das bis En­de 2027. Ab dem 01.01.2028 müs­sen al­le Un­ter­neh­men aus­schließ­lich elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen nach den de­fi­nier­ten Stan­dards aus­stel­len.